Digitalisation des outils et communication interne

Les module présentés ci-dessous feront l'objet d'un ajustement lors du recensement de vos attentes et besoins précis en terme de formation et de niveau d'autonomie souhaité au sortir de la formation.
Chacun des points que vous aurez choisi d'aborder car utiles à votre club seront utilisés pour des cas d'usages pratiques et ateliers concrets.

Module 1 : Fondamentaux de la culture numérique

Objectifs spécifiques

• Acquérir un vocabulaire commun sur le digital (cloud, RGPD, workflow, etc.).
• Connaître les grands principes de la transition numérique d’une association sportive (opportunités, risques, étapes clés). ### Contenu
• Les enjeux de la digitalisation pour un club amateur
  • Amélioration de la communication interne/externe.
  • Réduction des tâches administratives, gain de temps et d’efficacité.
  • Image de modernité et professionnalisation vis-à-vis des partenaires et des institutions.
• Panorama des outils digitaux incontournables
  • Collaboratif (messagerie, organisation de tâches, visioconférences).
  • Marketing et communication (réseaux sociaux, graphisme).
  • Administratif et comptable (gestion de fichiers, facturation en ligne, trésorerie).
• Introduction à la sécurité et à la protection des données
  • Gestes élémentaires : mot de passe, partage de liens, contrôle des accès.
  • Notions de RGPD et respect de la vie privée des adhérents et bénévoles.

Module 2 : Outils de collaboration et de communication internes

Objectifs spécifiques

• Choisir la plateforme collaborative la plus adaptée (Google Workspace, Microsoft 365, ou alternatives open source).
• Mettre en place des canaux de discussion structurés (Slack, Teams, Discord) pour fluidifier la communication du club (dirigeants, salariés, bénévoles).
• Maîtriser la gestion de documents partagés et la co-édition en temps réel.

Contenu

• Présentation des suites collaboratives gratuites ou freemiumGoogle Workspace (Drive, Docs, Sheets, Forms, Calendar).
  • Microsoft 365 (OneDrive, SharePoint, Teams).
  • Configuration et gestion des droits d’accès (partage public, privé, sur invitation).
• Mise en pratique : créer et partager un calendrier d’entraînements
  • Synchronisation des plannings d’équipes (entraînements, matchs, événements internes).
  • Utilisation des fonctions “commentaires” ou “chat” intégrés pour collaborer en direct.
• Outils de discussion et de visioconférence
  • Slack / Teams / Discord : paramétrage des chaînes, intégration de bots (rappels d’événements, sondages rapides).
  • Astuces pour un usage fluide (notifications, mentions, classement par thématique).
• Étude de cas pratique
  • Création d’un compte Slack pour le club, définition de canaux (section “dirigeants”, “équipe A”, “staff médical”), affectation des membres.
  • Synchronisation avec Google Drive pour partager les comptes-rendus de réunions, affiches de matchs, etc.

Module 3 : Suite bureautique en ligne et automatisation des tâches courantes

Objectifs spécifiques

• Maîtriser les fonctions essentielles des tableurs en ligne (Google Sheets, Excel online) pour le suivi des adhésions, la billetterie, la trésorerie.
• Établir des formulaires pour collecter les informations (inscriptions, sondages, retours de satisfaction).
• Automatiser la création de documents types et de rapports.

Contenu

• Gestion de bases de données simples
  • Structuration d’un Google Sheet / Excel online pour le suivi des licenciés (coordonnées, cotisations, certificats médicaux).
  • Création de tableaux croisés dynamiques ou filtres pour analyser rapidement les données (ex : pyramide des âges, répartition hommes/femmes).
• Formulaires en ligne
  • Google Forms ou Microsoft Forms pour collecter les inscriptions à un tournoi, sondage de satisfaction après un événement, etc.
  • Génération automatique de tableaux de résultats et exportation en PDF.
• Automatisation
  • Scripts basiques de notification (mail automatique lors d’une nouvelle inscription).
  • Génération de documents (ex : attestation de bénévolat, facture) grâce à des add-ons ou connecteurs (Zapier, IFTTT).
• Exercice d’application
  • Concevoir un formulaire d’inscription à un stage de football.
  • Relier les réponses à un tableau de bord de suivi dans Sheets/Excel, avec des statistiques automatiques (places disponibles, liste d’attente).

Module 4 : Création graphique avec Canva et outils similaires

Objectifs spécifiques

• Concevoir des visuels percutants pour les publications sur les réseaux sociaux, les affiches de match ou les flyers d’événements.
• Maîtriser les fonctionnalités essentielles de Canva (gabarits, insertion d’images, textes, éléments graphiques).
• Gérer la charte graphique du club (logos, couleurs, polices) de manière cohérente.

Contenu

• Présentation de Canva
  • Interface et principales catégories de design (flyers, affiches, bannières).
  • Modèles disponibles et personnalisation rapide (drag & drop).
  • Bibliothèque d’éléments gratuits (icônes, formes, photos).
• Mise en application
  • Création d’une affiche pour un prochain match : sélection des bonnes dimensions, insertion du logo, choix d’images libres de droits.
  • Ajout d’un QR Code redirigeant vers le site du club ou la billetterie en ligne.
• Gestion d’équipe et travail collaboratif dans Canva
  • Partage de modèles avec d’autres membres du club.
  • Comment gérer une “Brand Kit” (couleurs, typographies officielles).
• Exportation et diffusion
  • Formats adaptés aux différents supports (impression, Instagram, Facebook, Story).
  • Stockage et organisation des créations (dossiers, tags).
• Alternatives gratuites
  • Crello, Adobe Express, VistaCreate, GIMP (pour la retouche plus avancée).

Module 5 : Gestion de projet et planification des événements

Objectifs spécifiques

• Mettre en place un outil de gestion de tâches et de suivi (Trello, Asana, Notion) pour organiser un tournoi, une soirée caritative ou un forum des associations.
• Définir clairement les rôles et responsabilités de chaque bénévole, salarié ou dirigeant.
• Suivre l’avancement en temps réel et communiquer les échéances.

Contenu

• Découverte des outils de gestion de projet
  • Trello : création de boards, listes, cartes, étiquettes (labels).
  • Asana : définition de projets, jalons, échéances, vues calendrier.
  • Notion : bases de données intégrées, suivi de tâches en mode “kanban” ou “timeline”.
• Atelier d’organisation d’un tournoi fictif
  • Paramétrage de Trello/Asana : to-do list générale (autorisation mairie, recherche arbitres, buvette).
  • Affectation des cartes à chaque volontaire avec des deadlines claires.
  • Suivi de l’avancement et utilisation de checklist intégrées.
• Notifications et intégrations
  • Synchronisation avec Google Calendar, Slack, ou Teams pour éviter les doublons.
  • Ajout de pièces jointes (devis, factures, fiches de mission).
• Analyse post-événement
  • Création d’une section “Retours d’expérience” : ce qui a bien fonctionné, ce qui est à améliorer.
  • Archivage et réutilisation du template pour le prochain tournoi.